Ajustes a SiGeDI: mejor rendimiento y nuevas funcionalidades

Los usuarios del Sistema de Gestión de Documentos Institucional (SiGeDI) de la Universidad de Costa Rica (UCR) encontrarán una serie de mejoras al ingresar en esta plataforma, gracias al esfuerzo conjunto del Archivo Universitario Rafael Obregón Loría (AUROL) y el Centro de Informática (CI).

Estas mejoras son parte de un proceso de fortalecimiento del sistema, que luego de más de un año de uso y mejora continua, era necesario realizar.

Entre los principales cambios, destaca la mejora en el rendimiento del sistema. Javier Vega Ruiz, del Área de Desarrollo de Sistemas de Información del CI y gestor del proyecto, destaca que como parte de las necesidades surgidas a raíz de la pandemia por COVID-19 y por el aumento del teletrabajo y trabajo remoto de la comunidad universitaria, se requirió mejorar la capacidad de respuesta de dicho sistema.

“Actualmente, la mayoría de las personas trabajan desde la casa con velocidades de Internet menores a las que ofrecía la red de la UCR, por lo que a la hora de utilizar sistemas institucionales como SiGeDI, se hizo evidente la necesidad de mejorar el rendimiento de la plataforma”, indica Vega.

Añade que para suplir dicha necesidad, se realizó una reestructuración en la programación del Sistema para maximizar su rendimiento, permitiendo a los usuarios sentir una mayor velocidad a la hora de utilizarlo.

Otras de las mejoras aplicadas al sistema abarca cambios visuales en las ventanas emergentes de alertas y mensajes de confirmación. Además, incluye nuevas funciones como bitácoras más completas y la opción de imprimirlas, fusión de pantallas similares, ajustes de metadatos del documento, nuevas funciones de seguridad de documentos, optimización de los buscadores de archivos, mayor eficiencia en el módulo de ingreso de documentos, entre otras.

Para el AUROL, uno de los factores de éxito en la implementación e impacto del SiGeDI en la comunidad universitaria ha sido el aporte de las personas usuarias, que ha permitido la mejora constante del Sistema, reflejada en la reciente actualización.

Mantienen la fuerte convicción de que, trabajando con las personas usuarias, quienes les proveen de mayor información acerca de sus necesidades, es como se logran buenos resultados y un sistema funcional para la gestión de los documentos institucionales, que se mejora día con día.

Actualmente, el SiGeDI cuenta con 153 instancias universitarias activas y 69 unidades documentales se encuentran en proceso de configuración.