Firma Digital: trámites más rápidos, seguros y en menos tiempo

La tecnología ofrece nuevas aplicaciones que facilitan nuestra vida cotidiana a través de la digitalización de trámites y procesos. Un ejemplo es la Firma Digital Avanzada (FDA), un mecanismo criptográfico que autentica documentos electrónicos, brindando al destinatario la seguridad de que el documento fue firmado digitalmente en una fecha y hora específica por el firmante y que no puede ser alterado durante su transmisión o almacenaje.

En nuestro país, la FDA está disponible desde el 2009 para diversas aplicaciones, sin embargo, a casi una década de su implementación, aún existe desconocimiento, mitos y tabúes alrededor de su uso que se tratan de aclarar a través de este artículo.

¿Cómo se obtiene una FDA y cómo funciona?

Cualquier persona mayor de edad y con un documento de identidad vigente puede obtener su FDA solicitando una cita en las oficinas autorizadas por la Autoridad Certificadora del Banco Central de Costa Rica, entre ellas Racsa, Banco de Costa Rica, Banco Popular, entre otros.

Tras cancelar el monto establecido por cada entidad emisora, el usuario recibirá una tarjeta similar a una bancaria con un chip integrado que contiene su información legal; un lector de tarjeta y una clave virtual, con esto el usuario podrá firmar documentos digitalmente.

Se pueden firmar documentos desde múltiples programas de software como LibreOffice, Microsoft Office, Adobe Reader y otros. Para firmar documentos, el usuario debe seleccionar la tarjeta de firma, con lo cual el sistema generará un algoritmo matemático de donde extraerá un resumen; este resumen es único e identifica al usuario.

Posteriormente, se genera una llave virtual que encripta el resumen y se adjunta al documento, otorgándole la misma validez que le daría una firma autógrafa.

Para el funcionamiento del dispositivo se requieren tres factores: un nombre de usuario, la tarjeta con chip y finalmente un pin o clave secreta que ofrecen más seguridad a sus trámites. De igual forma, si el usuario pierde su tarjeta, se daña o es víctima de robo, debe reportarla inmediatamente y anular su validez.

Seguridad, rapidez y confianza

Luis Loría Chavarría, del Área de Investigación y Desarrollo del Centro de Informática (CI) comenta que la Firma Digital Avanzada posee una gran cantidad de ventajas que incluso la firma autógrafa no contiene. Además de que no se puede falsificar, ya que es un elemento único para un momento único, destaca ventajas:

• Autenticidad: permite al destinatario verificar quién es el autor del mensaje enviado.

• Integridad: permite al destinatario verificar si la información recibida ha sido alterada.

• No repudio: obliga a la persona a hacerse responsable por su firma digital.

Otro aspecto importante es el estampado de tiempo. “Las firmas digitales caducan cada cuatro años para renovar sus cifrados de seguridad, por lo que el estampado de tiempo garantiza que cuando una persona firma algo, ya sea un documento o una transacción, tenga la validez en el tiempo, certificando que la firma estaba vigente en el momento de su aplicación”, añade Loría.

Si se firma digitalmente, se almacena digitalmente

El uso de la FDA permite no solo el ahorro de tiempo a la hora de realizar trámites, sino también el ahorro de papel, ya que al obtener documentos firmados digitalmente no es necesaria su impresión.

Este cambio conlleva además una nueva forma de almacenar documentos. Alonso Castro Mattei, director del CI indica que para mantener la seguridad e integridad de los documentos digitales, se debe dar especial énfasis a su correcta preservación.

“Los usuarios de Firma Digital deben contar con un sistema de gestión documental en línea que les permita establecer políticas de archivo para controlar quién genera documentos, quién los firma, definir series documentales y el tiempo por el que se preservan documentos, incluso en diferentes formatos como texto, audio o video”, añade Castro.

La FDA en la Universidad de Costa Rica

Para promover un mayor uso de esta herramienta es necesario que se adapte a diferentes formatos. El Centro de Informática de la UCR es el primero a nivel país en contar con un componente de FDA con licenciamiento GPL, es decir Software Libre, que permite firmar digitalmente documentos para LibreOffice y OpenOffice cumpliendo con la legislación vigente.

Sergio Blanco Zeledón del área de Investigación y Desarrollo del CI indica que para desarrollar este componente, se utilizó como base un código generado por el Gobierno de Bélgica, el cual se adaptó de forma que pudo incorporarse en las herramientas ofimáticas.

Actualmente, el CI trabaja en una nueva versión que permita firmar varios archivos de manera simultánea y en diversos sistemas operativos. Luis Loría añade que “mediante la instalación gratuita del complemento y con la firma conectada a su computadora, podría abrir una ventana para marcar varios archivos locales, como hojas de cálculo, documentos de texto, entre otros y firmarlos de forma simultánea”.

Por otro lado, Jorge Alvarado Zamora del Área de Desarrollo de Sistemas de Información del CI comenta que algunos de los sistemas institucionales ya se preparan incorporar la FDA durante el 2018.

Uno de ellos es el Sistema de Gestión Documental (SiGeDi), una herramienta que automatiza la planificación, creación, recepción, trazabilidad y archivo de los documentos oficiales de la Institución, donde el intercambio de documentos firmados digitalmente permitirá realizar trámites más eficientes, rápidos y con menor consumo de papel.

De igual forma sucederá con el Sistema de Gestión de Compras y Abastecimiento (GECO) por medio del que se agilizará aún más la adquisición de bienes y servicios y administración de inventarios para las diferentes unidades de la Institución gracias al intercambio de documentos con firma digital.

A mediano plazo, se espera también que el acceso a los sistemas institucionales ubicados en el nuevo Portal UCR se realice por medio de la FDA.