Modelo de servicios administrados: nuevas soluciones para la adquisición de bienes y servicios en beneficio de la Universidad

La pandemia por COVID-19 trajo consigo implicaciones en ámbitos económicos, sociales, educativos, entre otros a nivel mundial. La Universidad de Costa Rica no ha estado exenta a estas implicaciones y ha tenido que reinventarse para hacer frente a situaciones adversas.

Dichas adversidades, aunadas a una situación económica difícil a nivel nacional, afectaron el Presupuesto Institucional 2021, en el que se dio una postergación de los recursos provenientes del Fondo Especial para la Educación Superior (FEES), así como la disminución de otras fuentes de ingresos para la Institución.

Para enfrentar dicha situación y mantener el correcto funcionamiento universitario, la Institución ha tomado acciones específicas. Una de ellas es la búsqueda y adopción de nuevos modelos para la adquisición de los bienes y servicios para la Universidad, que permitan fortalecer la docencia, investigación, acción social, vida estudiantil y la gestión.

En el ámbito de las tecnologías de información y comunicación, Henry Lizano Mora, director del Centro de Informática (CI), indica que se comenzó a investigar sobre distintas formas para adquirir equipo tecnológico para suplir las necesidades existentes con el presupuesto disponible, de una forma alternativa a la tradicional: la compra directa de equipos mediante licitaciones.

“Empezamos a hacer investigación con respecto a los modelos de adquisiciones que buscan transformar el modelo Capital Expenditure (CAPEX) o gasto de capital, que se basa en la compra de un activo a Operating Expenses (OPEX) o gastos de operación, que se basa en la contratación de ese activo como un servicio”, indica Lizano.

Tras efectuar las consultas pertinentes Oficina de Administración Financiera (OAF) y la Oficina de Suministros (OSUM) sobre la viabilidad de aplicar nuevos modelos de adquisición de bienes y servicios, se valoraron algunas opciones beneficiosas para la Universidad.

Como parte de dicha investigación, se revisaron diversos modelos como el leasing, un sistema de arrendamiento de bienes de equipo mediante un contrato, en el que se prevé la opción de compra por parte del arrendatario. El leasing ofrece dos opciones: operativo y financiero. Además, se analizó el modelo de servicios administrados o renting.

El Leasing Financiero permite obtener un activo previamente seleccionado con la intermediación de una institución financiera, siendo esta la dueña legal del activo durante la duración del contrato, mientras que la Universidad se beneficiaría del activo y asumiría las responsabilidades derivadas de la tenencia del mismo como mantenimientos, actualizaciones, entre otros.

Por otro lado, el Leasing Operativo permite alquilar el activo requerido, abriendo la posibilidad de compra del mismo al finalizar el período de contrato.

Finalmente, la Universidad valoró el Modelo de Servicios Administrados (renting), en el que un proveedor especializado aprovisiona a la Universidad del equipo solicitado, así como del mantenimiento, mano de obra especializada y soporte requerido con una muy alta disponibilidad.

Tras el análisis, se determinó que los modelos de Leasing financiero y Servicios Administrados favorecen las necesidades universitarias, ya que permiten obtener los activos requeridos sin una inversión inicial tan alta, segregando en su lugar dicho costo en pagos mensuales.

“...transformar CAPEX en OPEX, es lo que en gestión de tecnologías se debe buscar para tener mayores beneficios. Así se incorpora un nuevo modelo de adquisición a la Universidad para obtener tecnología costosa sin comprometer las finanzas de la institución, ya que se paga en el tiempo...”, indica Lizano.

Una vez efectuado el análisis, se trabajó en una propuesta de adquisición bajo dichas modalidades para un equipo tecnológico que ya se encontraba en proceso de adquisición: el Clúster de Computación de Alto Rendimiento (HPC), requerido por la Universidad para la investigación en diversos ámbitos como física nuclear, meteorología, ciencia de materiales, oceanografía, análisis de imágenes, entre otras.

Adquisición del Clúster HPC: una propuesta para adquirir tecnología sin comprometer las finanzas de la Institución

Proveer a la Universidad de una infraestructura que brinde servicios de procesamiento de datos de alto rendimiento con el fin de potenciar proyectos de investigación es un tema que no se puede dejar atrás. Por esta razón, tras investigar los modelos de adquisiciones, se desarrolló una propuesta de adquisición de bienes y servicios específica para la compra del Clúster HPC.

En julio del presente año, se compararon los costos de posibles adquisición del clúster, considerando los escenarios de compra de bienes, servicio en la nube, así como las nuevas opciones de leasing financiero y servicio administrado.

Abel Brenes Arce, coordinador del Área de Investigación y Desarrollo del CI, comenta que se creó una comisión con representantes del Centro de Informática, la Vicerrectoría de Administración y las personas investigadoras de la UCR, para recoger las ventajas y desventajas de los modelos de leasing financiero y servicios administrados, de forma que la institución cuente con la información necesaria para adquirir por la mejor vía el equipo de Clúster HPC.

“Fue un proceso en el que tuvimos que pedir cotizaciones, sensibilizar a las personas y dimensionar las características físicas del objeto. Se hizo una solicitud a los investigadores para ver qué elementos se deberían cambiar, porque hay mejoras en varios ejes: la parte de CPU que incluye procesamiento más rápido y más memoria, y por otro lado la actualización a nivel de GPU, que incluye todo lo que tiene que ver con procesamiento gráfico”, añade Brenes.

Entre las ventajas de estos modelos, Brenes destaca que en el caso del Clúster HPC, se tendría la posibilidad de ampliar el servicio contratado según las necesidades de investigación de la Institución, así como flexibilizar el crecimiento tecnológico de dicha plataforma, de acuerdo con los requerimientos técnicos y académicos.

Actualmente, el proceso de adquisición del Clúster institucional se encuentra en fase de diseño y se basará en el estudio realizado de los modelos de adquisición para tomar la mejor decisión.

Por otro lado, el estudio de estos novedosos modelos permiten sentar las bases para que a futuro, la Universidad cuente con más opciones para suplir sus necesidades en la adquisición de bienes y servicios, conforme con los requerimientos y las posibilidades para cada compra específica en un momento dado

“Estas son posibilidades muy interesantes hacia las que posiblemente esté moviéndose el sector público, pero que no hay mucho conocimiento al respecto, por lo que se deben explorar”, finaliza Brenes.

 

 

*Fotografía tomada de: https://www.mortgagefinancegazette.com/market-news/financial-services-ex...