SiGeDI: orden, transparencia y seguridad de la documentación institucional

Un sistema integral de gestión documental para la Universidad de Costa Rica (UCR) es el resultado de un esfuerzo conjunto entre el Archivo Universitario Rafael Obregón Loría (AUROL) y el Centro de Informática (CI).

El nuevo Sistema de Gestión de Documentos Institucional (SiGeDI) nace con el propósito de dotar al personal universitario de un instrumento automatizado vía web, que facilite y asegure la gestión documental desde los principales pilares de la archivística.

Ana Lucila Jaén, coordinadora de la Sección de Normalización del AUROL y encargada de los temas archivísticos durante el desarrollo del sistema; comenta que tradicionalmente, en la gestión documental se involucraba al área archivística hasta el final de las tareas. “Se daban casos de documentos que contenían fechas erróneas, ausencia de firmas o confusión en la clasificación del tipo de documento”.

Gracias al SiGeDI, la persona encargada de archivo interviene desde la etapa de planificación, lo que permite establecer una serie de parámetros, tales como la clasificación y asignación de expedientes, que aseguran tanto la correcta creación de los documentos, como su gestión y almacenamiento.

“Como herramienta de gestión, disminuye los tiempos de respuesta, ya que cuando todos estemos en línea, la comunicación será más fluida. Además, permite desde el nacimiento del documento, el registro de metadatos, como asunto, destinatarios y remitentes; que facilitarán a futuro su identificación y ubicación”, añade Jaén.

Además, el SiGeDI permite un acceso controlado a la información, mediante el establecimiento de roles específicos para cada usuario. “Por ejemplo, se puede permitir el acceso de las jefaturas a todos los documentos, mientras que para otros usuarios se puede restringir el acceso dependiendo del perfil de cada uno, reforzando la seguridad de la información”, indica Jaén.

Seguimiento de documentos y transparencia

Uno de los principales aspectos del SiGeDI es la facilidad para dar seguimiento a los procesos, ya que permite asignar los documentos a diversos usuarios y establecer un tiempo límite para su respuesta, dependiendo de la urgencia del trámite. “Dentro de las experiencias que hemos tenido con el sistema, hemos encontrado que se evidencian cargas de trabajo, así como los tiempos de respuesta en documentos asignados, ya que podemos visualizarlo de una forma más certera”, añade Jaén.

Además, contribuye a la transparencia y a la toma de decisiones, “ya que permite custodiar y recuperar la documentación que se genera y recibe de un modo eficaz, donde cada usuario, dependiendo de su rol, puede acceder a la información sin requerir de la persona encargada de archivo”.

De los archivos físicos al almacenamiento virtual

Otro de los principales pilares de SiGeDI es el establecimiento de clasificaciones, que permiten manejar los expedientes virtuales de forma similar a las carpetas físicas. Entre sus ventajas, permite que la Institución pase de una clasificación orgánica a una clasificación por procesos, según ISAD (G) y el ISO 15489.

“Hasta la fecha, la Universidad ha tenido una clasificación orgánica, donde la información se organiza de acuerdo con la unidad de la que provenga, sin importar a qué proceso responda. Pasar a una clasificación basada en los procesos facilita el acceso a la información mediante un lenguaje común en toda la institución. Además, contribuye de forma eficaz a las transferencias y eliminaciones documentales”, añade Jaén.

Asimismo, el manejo digital contribuye en la disminución del uso de espacio físico y el consumo de papel.

Para la transición de envío de documentos físicos a digitales, se tomaron en cuenta puntos de gran relevancia como el almacenamiento y preservación. SiGeDI trabaja con tablas de plazos de conservación y eliminación de documentos, aprobadas por la Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos (CUSED). Esta comisión está conformada por un grupo interdisciplinario, que incluye abogados, administradores, archivistas e investigadores que analizan, desde sus áreas de conocimiento, las vigencias legales y administrativas de los documentos.

“Dentro del sistema, cada expediente está asociado a una serie documental que contiene la vigencia del documento, permitiendo que el sistema elimine o almacene la información según su vigencia, de acuerdo con lo establecido por la CUSED”, señala Jaén.

Por otro lado, al igual que el almacenamiento de documentos físicos satura los espacios, los documentos digitales saturan el espacio en los servidores virtuales, por lo que la aplicación de la tabla de plazos toma gran relevancia para que el espacio de almacenamiento en el SiGeDI sea sostenible a lo largo de los años.

Javier Vega Ruiz, gestor del proyecto, del Área de Desarrollo de Sistemas del CI indica que los documentos generados mediante SiGeDI se almacenan en un repositorio de archivos institucional con alta disponibilidad y escalabilidad, monitoreado periódicamente para asegurar su óptimo funcionamiento.

“Este servidor ha sido configurado para que sea de rápido acceso y con un elevado espacio en disco para el almacenamiento, tanto de documentos como de sus archivos asociados”, añade Vega.

Además, indica que los documentos son almacenados bajo protocolos de seguridad para el envío de la información. “Toda la información se encuentra bajo el resguardo del Centro de Datos Institucional de la UCR.

La información es respaldada periódicamente en intervalos de tiempo cortos, con el fin de minimizar la pérdida de datos en caso de una eventual falla.

Lo anterior da como resultado un sistema integral, seguro y eficiente para la gestión de documentos institucionales 100% por la vía digital, ya que permite la firma de documentos mediante Firma Digital Avanzada (FDA) gracias a la implementación del FVA-UCR, un servicio de cliente interno que permite firmar, validar y autenticar la documentación institucional ante los servicios de FDA del Banco Central de Costa Rica (BCCR), de una forma directa e inmediata.

Finalmente, la consulta de documentos es más eficiente, ya que el sistema responde a diversas resoluciones, facilitando el acceso desde dispositivos móviles, como celulares y tabletas.

Ingreso de unidades al SiGeDI de manera paulatina

Tras la aplicación de la etapa piloto durante la primera mitad del año, se obtuvieron las inquietudes de los usuarios, sugerencias y oportunidades de mejora para el Sistema. Estas recomendaciones fueron priorizadas y se han ido incorporando a la plataforma para que responda a las necesidades institucionales.

A partir de setiembre, se realizará el ingreso paulatino de grupos de unidades con base en un cronograma establecido por el AUROL, que ordena las unidades por áreas, tomando en cuenta todas las sedes y recintos. Se contempla que la inclusión de unidades finalice en el primer semestre del 2020.

En caso de dudas, puede comunicarse al correo sigedi.aurol@ucr.ac.cr