Sistema de Apoyo Financiero al Exterior se une al PortalUCR en respuesta a nuevo reglamento

Desde diciembre de 2018, la Universidad de Costa Rica (UCR) cuenta con el nuevo Reglamento para la asignación de recursos al personal universitario que desee participar en eventos internacionales, aprobado por el Consejo Universitario en la sesión 6242. Este cambio ha implicado una renovación completa del anterior sistema conocido como Viáticos Al Exterior.

El Centro de Informática (CI), en colaboración con la Rectoría y en atención a dichos cambios, ha desarrollado el nuevo Sistema de Apoyo Financiero al Exterior, que facilita el desarrollo de las solicitudes así como su aprobación, acorde con la normativa vigente en la Institución.

Solicitud, aprobación y seguimiento en una plataforma amigable con el usuario

Este sistema, al igual que los demás albergados en el PortalUCR, ha sido desarrollado de la mano con el usuario. Previo a su lanzamiento, se aplicaron pruebas con personal docente y administrativo voluntario, quienes utilizaron el sistema y brindaron una serie de recomendaciones que permitieron aplicar cambios pertinentes para mejorar la experiencia de los usuarios finales.

Andrea Torres Solórzano, gestora del proyecto, del Área de Desarrollo de Sistemas del CI, indica que este sistema incluye mejoras en la usabilidad en varios aspectos, como por ejemplo en los diseños de pantallas más intuitivas y fáciles de utilizar para los usuarios.

Además, destaca que se incluyeron mejoras para el acceso desde dispositivos móviles como celulares y tabletas, respondiendo a las necesidades externadas por los usuarios en encuestas aplicadas durante el 2017, dado el alto uso de este tipo de dispositivos en tareas cotidianas.

Nuevo sistema de la mano con nuevo reglamento

Aunado a las mejoras de usabilidad, accesibilidad y adaptabilidad móvil, el sistema contempla los principales cambios establecidos en el nuevo reglamento.

Comenzando por el nombre, a partir de noviembre del presente año, los usuarios podrán ubicar en el PortalUCR el Sistema de Apoyo Financiero Al Exterior, en sustitución del anterior sistema de Viáticos al Exterior.

Con respecto a los requisitos para solicitudes, los usuarios únicamente podrán solicitar apoyo para actividades en las que mantengan una participación activa; es decir, no se brindará apoyo para actividades en las que se tenga una participación pasiva o como oyente.

Otro de los cambios corresponde al monto máximo por usuario. El Consejo Universitario, por recomendación de la Rectoría establecerá un monto máximo anual, que se distribuirá entre una o varias solicitudes para concepto de apoyo financiero. Una vez que el funcionario exceda este monto, no podrá solicitar más apoyo presupuestario para otros eventos académicos internacionales durante un año calendario.

Además, el solicitante deberá contar como mínimo con un nombramiento de ⅛ de tiempo para la Institución. Además, dicho nombramiento debe estar vigente durante el período de la actividad. En el caso de funcionarios en condición de interinazgo, esta deberá tener en la institución mínimo dos años.

Otra de las modificaciones contempla los plazos para efectuar la solicitud. El usuario deberá enviar la solicitud al menos 15 días hábiles antes de la salida del país. Esto permitirá que el superior jerárquico cuente con cinco días para revisar la solicitud y enviarla a Rectoría para su valoración, que a su vez contará con 10 días hábiles para brindar una resolución.

Una vez finalizada la actividad, el usuario deberá adjuntar mediante el sistema, el informe de participación, que deberá cumplir con los requisitos mínimos estipulados en el reglamento: nombre de la actividad, periodo de desarrollo, tipo de participación, beneficios obtenidos para la labor académica o profesional, entre otros.

El detalle del nuevo reglamento puede ser consultado en: http://www.cu.ucr.ac.cr/uploads/tx_ucruniversitycouncildatabases/normati...

En caso de dudas, puede escribir al correo electrónico apoyoalexterior.rectoria@ucr.ac.cr