Sistema de Gestión de Documentos Institucional inicia su etapa piloto

El Centro de Informática (CI), en conjunto con el Archivo Universitario Rafael Obregón Loría (Aurol) han desarrollado un nuevo sistema que permitirá la gestión de toda la documentación institucional de forma digital.

Diversos módulos permitirán la creación, ingreso, distribución, despacho y atención de documentos desde el Sistema de Gestión de Documentos Institucional (SIGEDI) que formará parte del Portal UCR, el cual comenzará próximamente su etapa piloto.

Ana Lucila Jaén, coordinadora de Normalización del Aurol, indica que esta iniciativa nace como respuesta a una necesidad institucional acorde con los avances tecnológicos para facilitar la aplicación de criterios técnicos archivísticos desde la planificación, manejo y organización de los documentos producidos y recibidos por las instancias universitarias. Además, agrega que este proyecto ha sido alcanzado gracias al apoyo de la administración y a la labor de un equipo interdisciplinario.

“El fin del SIGEDI es contribuir a la eficiencia y eficacia de la gestión documental desde la planificación de documento, tales como: oficios, informes, actas de órganos colegiados, entre otros y al mismo tiempo garantiza el acceso a la información y la toma de decisiones”, añade Jaén.

Como parte de la labor interdisciplinaria, el Área de Desarrollo de Sistemas de Información (ADS) del CI ha trabajado en conjunto con el Aurol desde finales del año 2017 en el desarrollo del proyecto. Javier Vega, gestor del proyecto de ADS, indica que se ha brindado apoyo en diferentes áreas tales como: gestión del proyecto, análisis del sistema, pruebas, diseño gráfico y publicidad, desde un enfoque basado en la experiencia de usuario con el fin de ofrecer a la comunidad universitaria plataformas accesibles y fáciles de usar.

“El Comité Gerencial de Informática dio el aval para la creación de este nuevo sistema informático que cumpliera con todas las necesidades actuales en materia gestión de documentos y que se adaptara a los estándares gráficos del nuevo Portal Universitario, respetando los criterios de usabilidad, adaptabilidad y accesibilidad”, añade Vega.

Como parte del plan piloto se han efectuado reuniones y capacitaciones con funcionarios que deberán asumir una serie de roles en cada una de las unidades.

Por otro lado, se ha trabajado en la elaboración de una serie de videotutoriales que facilitarán el uso del sistema.

A partir del 18 de febrero comenzará la etapa piloto con alrededor de 47 unidades, que trabajarán con dicho sistema y permitirán obtener retroalimentación y aplicar mejoras previo a su lanzamiento oficial para toda la comunidad universitaria.

El Aurol establecerá un calendario de ingreso al sistema para todas las unidades de la institución y se comunicará de forma directa con cada unidad. Toda la información podrá ser consultada en el sitio web http://archivo.ucr.ac.cr/sigedi En caso de dudas, se puede comunicar con lucila.jaen@ucr.ac.cr o flor.rodriguez@ucr.ac.cr del Archivo Universitario.