Sistema institucional GECO se renueva

Tras un esfuerzo conjunto entre el Área de Desarrollo de Sistemas de Información del Centro de Informática (CI) y la Oficina de Suministros (OSUM), el Sistema de Gestión de Compras (GECO) de la Universidad de Costa Rica inició en el mes de enero bajo un concepto de renovación y aprovechamiento máximo de los recursos tecnológicos.

GECO es un sistema en línea que tiene como objetivo facilitar la adquisición de bienes y servicios y administración de inventarios para las diferentes unidades de la Institución. Bajo este concepto, se ha trabajado a lo largo del 2017 con el fin de recuperar el sistema y ofrecer a la comunidad universitaria una herramienta que permita al usuario realizar sus trámites de una forma más eficaz.

Juan Carlos Solano, jefe de la Sección de TI de la OSUM comenta que en el contexto de recuperación de este sistema, encontraron oportunidades de mejora en tres áreas: módulos por corregir, módulos incompletos y módulos que del todo no existían, necesarios para poder realizar el proceso de compra de principio a fin por medio del sistema. “Es un sistema bastante robusto, con un alcance bastante ambicioso”, indica Solano.

Para la recuperación de este sistema, los equipos de trabajo realizaron previamente reuniones abiertas con usuarios de diversas unidades, donde se revisaron los módulos y se validaron los errores. Se levantó un listado con los requerimientos e inquietudes que posteriormente fueron revisados tomando en cuenta la experiencia del personal interno de OSUM, para así desarrollar una herramienta basada en las necesidades del usuario final.

“Este proceso de mejora ha ido acompañado de revisiones constantes, tanto con usuarios internos como externos. Cada tres semanas, los equipos de desarrollo se reúnen con el usuario final para validar los avances”, comenta Solano. 

 

Entre los principales cambios destaca la renovación en la arquitectura del sitio, mejorando aspectos como la usabilidad y navegabilidad que permitirán realizar los trámites de forma más ágil y en menor tiempo, además de permitir al usuario llevar un mejor control y seguimiento de los trámites, incluso desde dispositivos móviles.

Por otro lado, presentará cambios importantes a nivel de diseño, ya que estará alineado con los estándares para el desarrollo de sistemas de información definidos por el CI y con una línea gráfica acorde con lo estipulado por la Oficina de Divulgación e Información.

“Se han depurado errores, filtros y pestañas de navegación. Además, se ha trabajado en la claridad en los mensajes de alerta, el uso y diseño de las opciones de menú y en general en la manera en que se utiliza el sistema”, añade Solano.

El sistema se verá también enriquecido con interfaces que lo comunican con otros sistemas de la Institución, tales como Expediente Único y las bases de datos de la Oficina de Administración Financiera, con el fin de unificar la información y agilizar la consulta de datos.

“Vamos a tener un sistema integrado que permitirá ver toda la cadena de abastecimiento que realiza la OSUM, con una trazabilidad total y un seguimiento de todos los procesos, beneficiando a todas las unidades de compra y estandarizando los trámites”, agrega Solano.

Freddy Hernández de la OSUM comenta que para un almacén como el de suministros es de suma importancia que sus sistemas informáticos funcionen adecuadamente.

“Hasta donde he podido ver y probar, la parte que a nosotros nos concierne (Módulo de Almacenes), el único camino para el nuevo GECO es el éxito. Para mi el punto más importante ha sido la comunicación que ha existido entre todas las partes, que han sabido escuchar y conversar para llegar a punto y así sacar el proyecto adelante”, añade Hernández.

Finalmente, Rodrigo León indica que desde que se invitó a diferentes usuarios para escuchar las oportunidades de mejora de GECO mediante el aporte de diversos usuarios, se ve el interés de tener un sistema eficiente que responda a las necesidades de adquisición de bienes y servicios de la Universidad de Costa Rica.

En total, GECO está dividido en seis módulos que requieren de estrategias diversas para su implementación, por lo que el sistema será lanzado por etapas. La primera será lanzada durante el mes de enero y abarcará el módulo de solicitudes de materiales y compras.

Para mediados de este año se espera concluir con el lanzamiento de la totalidad de módulos, permitiendo así la realización del trámites de forma 100% electrónica, fomentando tanto el ahorro de tiempo como de papel.