UCR adquiere licencias Zoom para fortalecer el trabajo remoto y la educación en línea

Con el fin de dotar de las herramientas tecnológicas necesarias a la comunidad universitaria para enfrentar la emergencia por COVID-19, el Centro de Informática negoció recientemente la adquisición de licencias del software Zoom para videoconferencias.

Desde el año anterior, la Universidad de Costa Rica (UCR) contaba con 150 licencias del software Zoom. Ante la situación actual y para apoyar el trabajo remoto y clases en modalidad virtual, la Institución decidió ampliar su campus de licencias, de forma que profesores, estudiantes y administrativos puedan mantenerse comunicados a través de videoconferencia.

Edgardo Baltodano, coordinador del Área de Gestión del Usuario del CI, indica que se llevó a cabo una negociación para adquirir 1000 licencias más de este software.

“Además, la empresa Zoom nos facilitó 500 licencias extra, por lo que actualmente, el campus de la UCR está conformado por 1 650, sumando las 150 que ya se tenían desde el año anterior”, indica Baltodano.

Jairo Sosa, del Área de Gestión del Usuario del CI, añade que las licencias se asignaron a todas las escuelas y facultades de la Universidad que brindan clases regulares. La cantidad de licencias asignada a cada unidad fue determinada por la Vicerrectoría de Docencia, de acuerdo con la cantidad de estudiantes empadronados en la escuela.

“A todas las direcciones de centros e institutos de investigación, así como de las unidades académicas, se les asignó una licencia de Zoom para actividades propias del quehacer administrativo de las unidades”, señala Sosa.

Además, a los profesores de la institución se les envió una invitación para activar una cuenta básica de Zoom con su cuenta institucional. Con esta activación, se les permite gestionar reuniones en Zoom directamente desde la plataforma de Mediación Virtual. Como ventaja, las cuentas institucionales incluidas en la plataforma Zoom, no tienen la limitante de 40 minutos máximos por reunión.

Estas medidas, permitieron un aumento en la cantidad de reuniones virtuales. Solo en el mes de abril 2020, se registraron 13 307 reuniones más que las efectuadas en marzo.

Las licencias estarán disponibles hasta el mes de setiembre del presente año. Una vez alcanzado este mes, se realizará un análisis del panorama para definir la cantidad de licencias que la Institución necesitaría.

Seguridad a la hora de utilizar Zoom

Al utilizar Zoom, los usuarios deben tener presentes una serie de factores de seguridad que permitan prevenir “hackeos” durante las sesiones.

Es de suma importancia que cada usuario establezca contraseñas robustas, que incluyan mayúsculas, minúsculas, signos y números.

Además, es preferible compartir los enlaces de reuniones por medios distintos a las redes sociales, con el fin de prevenir posibles hackeos. A la hora de enviar invitaciones, se recomienda colocar una contraseña para cada reunión y enviarla por una vía alternativa a la invitación, esto brinda una capa extra de protección a la hora de conectarse.

Zoom permite activar una sala de espera, que impide que cualquier persona ingrese a la sesión. Esta función únicamente permitirá el ingreso a los usuarios que el anfitrión acepte.

Por otro lado, se recomienda desactivar la opción de “unirse con un solo clic” y bloquear el ingreso a la reunión una vez iniciada, para así impedir que cualquier persona con el enlace pueda entrar a la reunión.