Preguntas Frecuentes: Trabajo remoto como medida para mitigar la propagación del coronavirus (COVID-19) en la UCR

Licda. Katalina Alfaro Miranda

Coordinadora del Programa de Teletrabajo

 

1. ¿Por qué se aplica la medida de Trabajo Remoto?

En seguimiento de las recomendaciones del Centro de Coordinación Institucional de Operaciones (CCIO), la Resolución R-95-2020 y la Directriz No. 073-S-MTSS publicada el 09 de marzo de 2020 por la Presidencia de la República, el Ministerio de Salud y el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

El espíritu de la recomendación es reducir al máximo la cantidad de personas en las instalaciones universitarias a nivel nacional, como medida para mitigar la propagación del Coronavirus (COVID-19).


2. ¿Cuál es la diferencia entre trabajo remoto y teletrabajo?

En la práctica, ambas modalidades implican trabajar a distancia, desde el domicilio de la persona, para el caso de la UCR. La diferencia a nivel institucional se relaciona con los procedimientos y regulaciones de cada una de ellas. En teletrabajo, se establece un proceso para el ingreso así como la evaluación periódica de metas teletrabajables. El trabajo remoto por su parte, tiene un ingreso más expedito y se opta por el seguimiento de actividades mediante una bitácora.


3. ¿Cómo se está aplicando el trabajo remoto en la UCR?

El personal docente y administrativo cuyas funciones les permitan trabajar desde sus casas y mediante acuerdo con su jefatura, pueden optar por realizar su trabajo en el domicilio. Cuando esta persona presenta factores de riesgo, esta medida debe acatarse sin excepción (Resolución R-95-2020).

Para esto, deben firmar un Adendum al Contrato de Trabajo, el cual está disponible desde el pasado 13 de marzo en el Portal UCR, en el módulo Relación Laboral, apartado “COVID-19”.


4. ¿Cuál es la jornada máxima para realizar Trabajo Remoto?

La jornada máxima es la totalidad de la jornada regular.


5. ¿Qué pasa cuando algunas actividades puedo realizarlas desde la casa y otras no?

Se pueden buscar formas alternativas de realizar el trabajo para que sea posible desarrollarlo remotamente.  Si aún así es necesaria la presencia física, se negocia la forma de hacerlo tratando de reducir al máximo el traslado y la concentración de personas en la Universidad.


6. Si una persona presenta factores de riesgo pero que tiene pocas actividades teletrabajables, ¿Puede acogerse a modalidad de trabajo remoto en jornada completa?

El trabajo remoto está dirigido a la realización de aquellas actividades susceptibles de ser realizadas a distancia. Según el comunicado 9 del CCIO, las personas con factores de riesgo pueden acogerse a una medida que implica ausentarse por el periodo que la institución defina. De esta manera, estas personas pueden acogerse al trabajo remoto parcialmente y el resto de la jornada están autorizadas a permanecer en sus hogares. Para los factores de riesgo, en PortalUCR, módulo Relación Laboral, existe un formulario particular para ello.


7. ¿Cómo se utiliza la bitácora para seguimiento de actividades en Trabajo Remoto?

La bitácora disponible en el Portal UCR es un formato sugerido. No obstante, esta bitácora, permite subir distintos tipos de archivo, lo que incluye distintas maneras para aportar en la trazabilidad de las labores. La ventaja de utilizar la bitácora mediante este sistema, cuya periodicidad se define de común acuerdo con la jefatura, reside en conformar un expediente histórico de las labores realizadas por la  persona trabajadora, asociado a su Adendum, por lo que funciona como respaldo para ambas partes.


8. ¿Las personas que ya están en el Programa de Teletrabajo deben llenar el Adendum al Contrato de Trabajo, propio de la modalidad de trabajo remoto?

No deben llenar el adendum, deben enviar un correo a teletrabajo de ORH solicitando ampliar a 5 días la jornada teletrabajable de manera temporal, hasta el 04 de abril de 2020.


9. ¿Se puede solicitar el servicio VPN para trabajo remoto?

En este momento, el acceso a SIRH se habilitó vía web, así como otros sistemas de la red interna universitaria, por lo que es recomendable consultar ante la unidad de trabajo si el acceso a los sistemas que usted requiere para realizar su trabajo están disponibles en la web. Con base en esto, es posible que no requiera el servicio VPN para hacer trabajo remoto.

Por otra parte, la Universidad en este momento no posee la capacidad para brindar este servicio a toda la comunidad universitaria; sin embargo, para casos excepcionales, las unidades de trabajo que lo requieran deben solicitarlo en la página del Centro de Informática mediante un tiquete que puede abrir el botón de solicitudes y averías, para que desde dicho Centro se valore si requiere este tipo de acceso.


10. ¿Se puede solicitar préstamo de equipo para trabajo remoto?

En la medida de lo posible, el equipo tecnológico será aportado por la persona trabajadora en un acuerdo voluntario. Cada unidad definirá si es factible el préstamo y de serlo, se deberán seguir los procedimientos institucionales para el préstamo de activos. Será responsabilidad de la persona trabajadora conservar y custodiar con la debida diligencia los equipos, herramientas tecnológicas y todo recurso provisto por la institución.


11. ¿Todo el personal debe acogerse al trabajo remoto?

Según Resolución R-95-2020, debe aplicarse trabajo remoto de manera inmediata en el personal con labores que puede realizar a distancia y que presente factores de riesgo. Con el resto del personal que desempeña labores que pueden realizarse remotamente, se dispone que debe reducirse al máximo la presencia física simultánea del personal, en todas las dependencias universitarias.


12. ¿Tengo cobertura de la póliza de riesgos laborales en esta modalidad?

Efectivamente existe cobertura.  De allí la importancia de firmar el Adendum al Contrato de Trabajo, de manera que se formalice la condición de la prestación laboral en el periodo y lugar autorizados por la Universidad  para desempeñar las funciones.


13. ¿Qué pasa con los puestos que no tienen actividades teletrabajables como conserjes y choferes que además presenten factores de riesgo?

Según el comunicado 9 del CCIO, las personas con factores de riesgo pueden acogerse a una medida que implica ausentarse por el periodo que la institución defina, guardando reposo. Para ello, deberán llenar una declaración jurada que estará disponible en el Portal UCR a partir del 18/03/2020.


Sobre el Portal UCR:

14. ¿Qué hacer si en el formulario de trabajo remoto, me salen los campos deshabilitados?

Revise que todos los datos de jefatura, teléfono de casa, celular, dirección de la casa, correo alternativo estén completos.  Si no está completo, por favor diríjase a Curriculum Vitae en Portal UCR y agregue o actualice la información que está pendiente.

Si no se le muestra información de su jefatura, por favor, comuníquese con la jefatura administrativa de su unidad para que verifique que usted se encuentre en la jerarquía institucional de la unidad.

 

15. Al ingresar al formulario de Contrato, me aparece que no estoy adscrito a ninguna unidad ¿Por qué?

Esto ocurre porque posiblemente su acción de personal no se ha tramitado del todo o no se ha tramitado por completo. Debe consultar en su unidad de trabajo el estado del trámite o ingresar al Portal UCR – Relación Laboral – Acciones de personal – Consultar acciones en trámite. Si su acción de personal no ha finalizado el trámite, debe ingresar a la página web de la Oficina de Recursos Humanos, en la dirección http://orh.ucr.ac.cr/noticias/ y descargar el formulario en formato Word o Libre Office.

Una vez firmado, se envía al correo teletrabajo.orh@ucr.ac.cr .

Esta opción es temporal por lo que una vez que su acción sea tramitada, debe suscribir el Addendum al Contrato de Trabajo desde el Portal UCR.

Adicionalmente, si su acción de personal ya está tramitada y no aparece, debe revisar con su jefatura administrativa, si su persona está dentro de la jerarquía de la unidad.


16. ¿Por qué no le aparece a mi jefatura el adendum que ya firmé?

El sistema utiliza la información de la jerarquía definida para el trámite de vacaciones, por lo que debe comunicarse con su unidad de trabajo para solicitar que se modifique esta jerarquía y de esta manera se corrija la información para su firma.

El SIRH (Sistema Integrado de Recursos Humanos) se sincroniza con el Portal UCR tres veces al día (por la mañana, por la tarde y por la noche), por lo que es posible que el cambio no se refleje de forma inmediata.


17. El sistema me devuelve muchas veces indicando que existe un problema con la información de mi teléfono ¿Qué debo hacer?

Esto se produce cuando se requiere completar uno o varios campos para teléfono: celular, casa y trabajo. Debe aparecer la información para cada una de estas categorías. De igual manera, debe aparecer mi correo personal. Esta información se completa en el módulo “Currículum Vitae” del Portal UCR.


18. Ya completé toda la información y aún así, el sistema no me permite realizar la firma del convenio ¿Qué puedo hacer?

Cerciórese de que todos los campos del formulario estén llenos.

En ocasiones, cuando el sistema le solicita revisar alguna información, se eliminan datos como las actividades y entregables, provincia, cantón y distrito del domicilio, provincia, cantón y distrito del lugar donde se realiza la firma, entre otros. En este caso debe completarlos nuevamente.

Cerciórese de haber ingresado sus actividades y entregables uno por uno. En ocasiones, cuando se indican todas las actividades en un solo campo o todos los entregables en un solo campo, esto se interpreta como información faltante ,por lo que se recomienda eliminarlos e incluirlos uno a uno.


19. ¿Qué fecha debo indicar en la vigencia del Adendum?

Según información comunicada en la Resolución R-95-2020, debe indicarse como “fecha hasta” el  04/04/2020. Luego de Semana Santa, se evaluará la pertinencia de las medidas adoptadas, en cuyo caso se podrá firmar otro Adendum, según periodo indicado por la Institución.


20. ¿Cómo puedo saber si se envió correctamente el Adendum al Contrato de Trabajo?

Una vez que se completa el llenado del documento y se firma, en el “Listado adendum contrato remoto” ubicado en el apartado COVID-19, Trabajo Remoto, debe aparecer un recuadro que indica los datos de mi unidad de trabajo y vigencia del Adendum, y en la última línea debe leerse: “Estado: pendiente”. De esta manera, puedo constatar que ya está para firma de mi jefatura.


21. ¿Cómo puedo enterarme si se me aprobó el Adendum por parte de mi jefatura?

Cuando el estado del trámite cambia de “pendiente” a “aprobado” en el “Listado adendum contrato remoto”, ubicado en el apartado COVID-19, Trabajo Remoto. Asimismo, cuando su jefatura inmediata lo apruebe, llegará un correo electrónico a la cuenta institucional del funcionario y de la jefatura inmediata con el pdf del contrato.


22. ¿Dónde descargo la bitácora para trabajo remoto?

Una vez aprobado el Adendum, en el “Listado adendum contrato remoto”, ubicado en el apartado COVID-19, Trabajo Remoto, aparece un recuadro con la información básica del mismo. Al hacer clic sobre el recuadro, me aparecen las opciones “descargar” y “bitácoras”. En la primera opción, puedo descargar el formato sugerido de bitácora, mientras que en la segunda puedo subir el documento ya completado u otros documentos necesarios para la trazabilidad de mi trabajo.


23. ¿Con qué periodicidad debe enviarse esta bitácora?

La periodicidad en la entrega de las bitácoras corresponde a un acuerdo entre la jefatura y la persona trabajadora, de acuerdo con la naturaleza de las labores asignadas.


24. ¿Es obligatorio llenar la bitácora de actividades para trabajo remoto?

No es obligatorio, pero su utilización tiene múltiples ventajas como el respaldo para ambas partes de lo trabajado, facilita la organización del trabajo y permite construir un histórico de las labores realizadas en trabajo remoto.


25. Deseo indicar mi horario de trabajo remoto en el Adendum dado que lo aplicó parcialmente ¿Cómo hago esto?

Al ser este un dato que puede ampliarse o modificarse constantemente en esta coyuntura ligada a la realidad nacional de propagación del COVID-19, esto no se incluye en el Adendum. Para formalizar esta condición, es necesario que la jefatura comunique a la persona trabajadora mediante correo institucional u oficio, cuál será el horario designado para trabajo remoto y de esta manera ambas partes cuenten con este respaldo para efectos de horario, disponibilidad, póliza de riesgos, entre otros. Debe procederse de igual forma ante alguna modificación de horario o ampliación de jornada en trabajo remoto.

Asimismo, a partir del 19 de marzo, para los nuevos adendum de contrato, se podrá indicar cuáles serán los días específicos en que estará realizando trabajo remoto.


26. ¿Una vez completo el Adendum, se pueden realizar cambios al documento?

Se pueden realizar cambios antes de su aprobación final, una vez que la persona lo envía y la jefatura lo aprueba, la información queda en firme y podría suscribirse un nuevo Adendum, pero en un periodo distinto al indicado en el primero.


27. Opciones de consulta para las jefaturas.

Todas las jefaturas inmediatas, podrán consultar las diferentes declaraciones juradas o adendum realizados por los funcionarios que tienen a su cargo.  Cada tipo tiene una consulta particular, donde podrán consultar y descargar el pdf de la declaración. En el caso de los adendum para trabajo remoto, le jefatura adicionalmente podrá consultar las bitácoras que el funcionario ha agregado, relacionados al contrato específico.

Asimismo, en la opción Consulta de proceso COVID – 19, el director o jefe la de unidad así como los jefes inmediatos, podrán consultar la cantidad y tipo de declaraciones y adendum de los funcionarios bajo su cargo.


28. ¿Qué hacer cuando hice reporte de viaje al exterior, pero éste estaba por 7 días y la nueva directriz son 14?

Según indicaciones del CCIO, ya no deben llenar el reporte de viaje al exterior nuevamente, porque cuando ellos regresaron al país, la orden era de 7 días.  Por lo que corresponde ahora, es que los funcionarios agreguen el adendum de contrato para trabajo remoto, donde igualmente tienen que permanecer en casa, pero trabajando remotamente.