UCR presenta proyecto para implementación de un ERP institucional

Marlen Salas Guerrero, directora de la OAF - UCR durante el lanzamiento del proyecto ERP

Este mes de marzo se llevó a cabo el lanzamiento del proyecto para la implementación de una herramienta de Planificación de Recursos Empresariales o Enterprise Resource Planning (ERP por sus siglas en inglés) en la Universidad de Costa Rica (UCR), que permitirá automatizar los procesos financieros de la Institución, en cumplimiento con las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP). 

Las ERP son sistemas que facilitan la automatización y administración de procesos de distintas áreas, tales como las finanzas, cadenas de suministros, recursos humanos, operaciones, entre otros; permitiendo que se integren en una plataforma común.  

En el caso de la Universidad de Costa Rica, el ERP reemplazará al actual Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF) y se conectará con otros sistemas institucionales referentes a compras, planillas, planes presupuestarios, unificando así la información financiera de toda la universidad. 

Pedro Céspedes Calderón, director del proyecto, comenta que, como parte de este proceso, desde el año 2022 se estableció una Comisión de Implementación de las NICSP en la Institución, encargada de evaluar el sistema actual, así como las opciones de mejora disponibles.  

Dicha Comisión efectuó un análisis de tres alternativas para implementar la ERP: modificar el SIAF actual, desarrollar una aplicación nueva o adquirir una alternativa que ya existiera en el mercado. 

“Tras el análisis, se optó por contratar una alternativa ya existente en el mercado, que contara con experiencia en su implementación en instituciones públicas nacionales y que permitiera concretar el proceso en una menor cantidad de tiempo”, indica Céspedes.  

Una vez definida la alternativa, se establecieron los requerimientos institucionales y se llevó a cabo una Prueba de Concepto para conocer la herramienta, de manera que se pudiera corroborar que supliría las necesidades de la Institución. Además, se definieron las matrices de roles, cronogramas de trabajo y el análisis de riesgo.   

Marlen Salas Guerrero, directora de la Oficina de Administración Financiera (OAF) comenta que, dentro de las ventajas de la implementación de la ERP, destaca una mayor transparencia en un entorno legal muy cambiante. 

“La información que nos pedían un tiempo atrás ya no es la misma, ayuda en un tema de transparencia, rendición de cuentas, mejor uso de los recursos y para que los estados financieros representen la realidad institucional. Todo estos son oportunidades de crear una estructura que se ajuste a la realidad institucional y nacional”, añade Salas.  

Cabe destacar que ya se iniciaron sesiones de demostración del sistema, con el fin de que las personas usuarias puedan familiarizarse con la herramienta. Se espera que en el segundo semestre del 2023 se inicie el proceso de implementación a nivel institucional.  

Finalmente, Henry Lizano Mora, director del Centro de Informática indica que, además de las NICSP, este proyecto permitirá a futuro una integración, automatización y optimización de la totalidad de las actividades de apoyo administrativo universitario. 

“Visualizamos incorporar planillas, procesos de logística, de contratación, importaciones, integración con el SICOP, la Caja Costarricense de Seguro Social entre otros; de una manera transversal para que puedan ser optimizados con el ERP”; finaliza Lizano.